Waarom een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon kan medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen, integriteitsincidenten of misstanden helpen. Idealiter bespreken medewerkers dit met hun leidinggevende. Wanneer dit niet mogelijk is, of wanneer ze gewoon met iemand willen sparren is het goed dat zij zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon. Organisaties benoemen vertrouwenspersonen zodat een veilige en integere werkomgeving beter gewaarborgd kan worden. Door adviezen van vertrouwenspersonen lukt het vaak om ongewenste omgangsvormen, integriteitsincidenten of misstanden intern op te lossen in plaats van extern de klok te luiden.

Waarom een externe vertrouwenspersoon?

Het is belangrijk dat de persoon die tot vertrouwenspersoon benoemd wordt:

  • onafhankelijk,
  • ervaren,
  • deskundig en
  • objectief is.

Met name voor kleinere organisaties kan een externe vertrouwenspersoon een praktische oplossing zijn.

Steeds vaker kiezen ook grote ondernemingen voor een externe vertrouwenspersoon, soms in combinatie met één of meerdere interne vertrouwenspersonen. Dit biedt de medewerker een bredere en meer diverse keuze om een vertrouwelijk gesprek te voeren over zaken die per definitie gevoelig liggen. Of wordt de externe vertrouwenspersoon als achtervang van de interne vertrouwenspersoon benoemd.

Is het benoemen van een vertrouwenspersoon verplicht?

Het is niet verplicht om een vertrouwenspersoon te benoemen. Het is op basis van de Wet Huis voor klokkenluiders voor organisaties met 50 medewerkers of meer wel verplicht een regeling te hebben voor het intern melden van (vermoedens van) misstanden. Medewerkers hebben op basis van deze wet wettelijk het recht om een adviseur, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

Een andere grondslag is de Arbeidsomstandighedenwet. Op grond van de arbeidsomstandighedenwet is iedere werkgever verplicht om PSA te voorkomen. PSA staat voor psychosociale arbeidsbelasting. Met PSA wordt pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld bedoeld. Dit kun je omschrijven als ‘ongewenste omgangsvormen’. Werkgevers hebben de verplichting om ervoor te zorgen dat werknemers in een veilige werkomgeving kunnen werken. Soms gaat het toch mis binnen organisaties. Werknemers kunnen last hebben van ongewenste omgangsvormen. Werknemers zouden dan idealiter bij hun leidinggevende moeten kunnen aankloppen om dit op te lossen. Maar wanneer een werknemer zich niet veilig voelt om dit bespreekbaar te maken met zijn leidinggevende, of zijn leidinggevende onderneemt onvoldoende actie na een gesprek, of wanneer de leidinggevende de veroorzaker is, kan een werknemer contact opnemen met de vertrouwenspersoon.

Meldregeling

Een goed opgezette interne meldregeling:

  • bevordert het gevoel van veiligheid bij de medewerkers;
  • voorkomt dat een medewerker naar een externe partij op zoek gaat om zijn verhaal te doen;
  • draagt bij aan een veilige en integriteitsbewuste organisatiecultuur.

Een vertrouwenspersoon geeft aan deze meldregeling een gezicht. Daarnaast geeft de vertrouwenspersoon ondersteuning aan alle medewerkers die willen melden, zodat de kans op (externe) escalaties wordt verkleind. De ervaring leert dat potentiële melders zoeken naar vertrouwelijke, professionele ondersteuning wanneer zij overwegen een melding te doen. Daarom wordt geadviseerd om een vertrouwenspersoon te benoemen.

Taken van de externe vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon:

  • biedt medewerkers de mogelijkheid om op een veilige manier te sparren of advies te vragen over (vermoedens van) integriteitsschendingen of ongewenste omgangsvormen;
  • biedt een luisterend oor aan de medewerker en geeft ruimte aan emotie;
  • brengt samen met de medewerker het probleem in kaart en helpt de medewerker een eigen afweging te maken over wel of niet (intern) melden. Uitgangspunt hierbij is, dat het probleem intern binnen de organisatie wordt opgelost. Eventueel kan de vertrouwenspersoon namens de medewerker de melding naar de organisatie doorzetten.
  • biedt ondersteuning en begeleidt de medewerker tijdens het proces;
  • heeft een adviserende en signalerende rol richting de leidinggevenden van de organisatie en een informerende rol richting de overige medewerkers.

Hanne Wanders

medior compliance professional & externe vertrouwenspersoon

Ik ben gespecialiseerd in governance, gedrag en cultuur en zet mijn expertise graag voor u in.

  • evaluatie van de compliancefunctie;
  • (her)inrichting van de compliancefunctie;
  • inrichting van de monitoringsfunctie;
  • soft controls in de praktijk brengen;
  • uitvoeren van cultuuronderzoek;
  • oorzaakanalyse met behulp van soft controls;
  • coachen van compliance officers en compliance managers;
  • voorbereiden bestuurders op geschiktheidstoetsing;
  • opzetten van PE-programma’s raden van bestuur en raden van commissarissen.

Sinds oktober 2015 ben ik werkzaam als compliance officer bij het Nederlands Compliance Instituut. Daarvoor was ik werkzaam ik bij DNB. Ik heb internationaal en Europees recht gestudeerd.

Neem contact met Hanne op: